Comment augmenter la participation et l’inscription à vos événements

Vous cherchez à augmenter la participation à vos événements ? De nombreuses organisations sont confrontées à la chute des taux d’inscription à leurs événements, voire à un faible taux de participation, que ce soit en ligne ou en personne. Qu’il s’agisse d’une conférence annuelle, d’un webinaire ou d’une table ronde, la participation est plus faible qu’il y a quelques années. Et c’est loin d’être une baisse temporaire.

Les attentes des parties prenantes, leurs habitudes et le monde actuel ont changé. Ces tendances obligent les professionnels du marketing à réévaluer leur gamme d’événements, leurs priorités et leurs structures afin de mieux impliquer leurs membres/parties prenantes. Avant de nous plonger dans les solutions, explorons les changements du marché en détail et voyons comment y répondre.

Tendances d’inscription et de participation aux événements

Qu’est-ce qui explique la baisse des chiffres ? En voici un résumé :

1. Manque de temps et d’attention

La plupart des professionnels sont submergés par le travail à distance/hybride, les réunions et les notifications incessantes, les rendant plus sélectifs que jamais. Selon Asana, 80 % des travailleurs de la connaissance se déclarent dépassés par les exigences du travail. Les longs webinaires et les événements d’une journée entière sont donc difficiles à justifier.

2. Fatigue du numérique et/ou des événements

Il y a quelques années, Zoom était une nouveauté. Aujourd’hui, beaucoup n’y voient que du temps d’écran supplémentaire. Il y a aussi la lassitude des événements. La multiplication des événements virtuels juste après la pandémie a donné à de nombreuses personnes un sentiment d’épuisement. Ils associent les événements en ligne à la distraction, au manque d’énergie et à l’absence d’engagement.

Une étude basée sur des données de Microsoft Teams (disponible en anglais seulement) montre qu’environ 30 % des participants admettent faire plusieurs tâches à la fois pendant les événements virtuels. Lorsque l’expérience ne paraît pas personnelle ou interactive, il est facile de se déconnecter ou de passer complètement à côté.

3. Des budgets plus serrés pour les organisateurs et les participants

Les événements, en particulier ceux qui se déroulent en personne, coûtent de l’argent. Selon le rapport Global State of B2B Events de Forrester (disponible en anglais seulement), la plupart des spécialistes du marketing sont aux prises avec des budgets événementiels réduits ou stagnants, ce qui se traduit par une baisse de la participation et de la qualité des événements.

Les réductions budgétaires affectent non seulement les organisateurs d’événements, mais aussi les participants. Lorsque les entreprises sont confrontées à l’incertitude du marché et se préparent à affronter les difficultés économiques, les budgets consacrés aux événements et aux voyages subissent une chute brutale et directe. En période de difficultés financières, les processus d’approbation internes deviennent plus stricts. Si un événement n’offre pas un retour sur investissement clair, il n’est pas retenu.

4. Des plus hautes attentes

Nous vivons dans un monde de Netflix, de créateurs YouTube et de TED Talks. Le public s’attend à un contenu soigné, à une diffusion fluide et à une technologie impeccable. Un processus d’inscription compliqué, une vidéo ou un son de mauvaise qualité, ou une liste d’orateurs génériques sont autant d’éléments qui rebutent. Les participants veulent des sessions personnalisées, et non des pistes génériques qui tentent de satisfaire tout le monde. Les événements qui ne répondent pas à ces attentes sont considérés comme « n’en valant pas la peine ».

5. Préoccupations persistantes en matière de sécurité et d’accessibilité

Bien que le COVID semble être derrière nous, il affecte encore notre comportement aujourd’hui. Certaines personnes restent prudentes en ce qui concerne les voyages, les foules ou même les rassemblements intérieurs. Et l’accessibilité ? Toujours un enjeu. De nombreuses plateformes virtuelles n’offrent toujours pas de sous-titrage, de traduction ou de navigation aisée. Si les gens ne peuvent pas accéder à votre contenu dans les conditions qui leur conviennent, ils passeront leur chemin.

6. Surabondance d’options

Votre événement n’est pas unique en son genre. Et il n’est pas seulement en concurrence avec d’autres événements. LinkedIn, les groupes Slack, les bulletins d’information, les balados, YouTube : il existe une infinité de contenus gratuits, souvent sélectionnés, concis et axés sur les communautés variées. À moins que votre événement ne se distingue clairement des autres ou qu’il ne réponde à une niche unique, il se fondra simplement dans le bruit.

7. Communautés changeantes

Les gens font de plus en plus confiance aux réseaux de pairs, plus encore qu’aux réseaux institutionnels. Il en va de même pour les médias indépendants par rapport aux réseaux classiques. Cette évolution de la confiance influe sur la manière dont ils choisissent de passer du temps et de dépenser de l’énergie. Si votre association ou votre marque est perçue comme dépassée, lente ou déconnectée, l’engagement diminue.

Les jeunes professionnels, en particulier, gravitent autour de communautés informelles et décentralisées où ils peuvent s’exprimer librement et obtenir rapidement des informations exploitables.

Comment augmenter la participation et l’inscription à vos événements

La participation ne rebondit pas d’elle-même. Mais vous pouvez la rétablir en apportant quelques changements.

A. Repenser le format

Il n’est pas nécessaire d’abandonner votre stratégie événementielle, mais vous devez la remanier en tenant compte des comportements actuels. Les gens veulent un contenu précis et ciblé qu’ils peuvent suivre sans perdre des heures. Les sessions doivent être plus courtes : 20 à 30 minutes, par exemple, à moins qu’elles ne soient vraiment immersives.

Il s’agit donc d’éliminer le superflu et de se concentrer sur ce qui est pratique plutôt que sur ce qui semble impressionnant. Ajoutez de l’interaction. Les sondages, les sessions en petits groupes et les questions-réponses en temps réel permettent d’aller plus loin que l’écoute passive. Offrez de la flexibilité et rendez les sessions disponibles sur demande. Laissez les gens rattraper leur retard à leur propre rythme.

Le plus important est de commencer par un contenu clair et mémorable.

B. Personnaliser et cibler la communication

Les gens ignorent les invitations trop générales, mais ils sont attentifs lorsque le message leur semble pertinent. Regroupez votre public par secteur d’activité, par rôle ou par défi et parlez directement de leurs préoccupations spécifiques. Utilisez des histoires vraies et des témoignages, pas nécessairement de personnes influentes, mais de pairs.

Le télémarketing ciblé est une solution efficace. Lorsqu’il est correctement intégré aux campagnes de marketing, ce service s’est avéré très bénéfique.

Par exemple, nous avons intégré une campagne de télémarketing très ciblée afin d’augmenter le taux d’inscription d’une association professionnelle à ses séminaires de développement professionnel. Cette campagne a permis une augmentation de 27 % en l’espace d’un an.

C. Commencer fort et rester concret

La première impression est importante. Et un long discours de bienvenue n’est pas la meilleure façon de commencer. Commencez par une histoire, un point de vue ou un fait surprenant, et non par de la logistique. Envisagez d’inclure de petits moments de divertissement, tels que : 

• • Des vidéos de présentation
  • Des questions amusantes
  • Une légère ludification, le cas échéant

N’essayez pas d’être tape-à-l’œil. Faites en sorte que votre message soit humain, ciblé et qu’il vaille la peine d’y consacrer du temps. Le réseautage et le contenu général ne suffisent pas. Les gens veulent de vraies idées qu’ils peuvent mettre en pratique immédiatement et des résultats qu’ils peuvent démontrer dans leur vie quotidienne.

Augmenter les taux de participation : Le mot de la fin

Les taux d’inscription ou de participation aux événements chutent pour une raison bien précise. Les gens sont occupés, sceptiques et ont plus d’options que jamais. Vous n’avez pas nécessairement besoin d’agrandir votre événement, mais de l’améliorer. Cela signifie moins de bruit, plus de substance, moins de spectacle et plus de pertinence. Pour gagner l’attention et la présence de votre public, vous devez créer des événements qui respectent leur temps, répondent à leurs besoins et offrent une réelle valeur ajoutée.

Si ce blogue vous a inspiré et que vous souhaitez augmenter le nombre de participants et d’inscriptions à vos événements, nous sommes là pour vous aider. Contactez-nous pour une consultation gratuite !